5 Ferramentas de gestão para melhorar a produtividade do seu time

O mundo do desenvolvimento de software está cheio de prazos apertados e quantidades imensas de trabalho para ser entregue. Não é raro desenvolvedores terem que fazer hora extra e até virar noites para entregar um software dentro do prazo. A máxima “tempo é dinheiro” é levada muito a sério, pois o pagamento dos desenvolvedores costuma ser feito por horas trabalhadas.

Existem várias metodologias e frameworks, que mudam a maneira de trabalho, visando o aumento da produtividade. Cada empresa adota a que melhor lhe convém.

Neste texto não vamos falar de metodologias, e sim de ferramentas de trabalho que podem ser utilizadas em qualquer metodologia, algumas até mesmo na vida particular, que vão ajudar no aumento da produtividade e melhor gestão do tempo. O foco será em ferramentas gratuitas, podendo ser usadas em qualquer lugar.

Meça a produtividade sempre

Ok, isso não é uma ferramenta, mas o que não pode ser medido não pode ser gerenciado. Por isso, antes de usar qualquer ferramenta, é importante ter isso em mente.

Defina metas diárias, semanais e mensais para o time. Anote o que foi cumprido e o que faltou ser feito. Isso pode ser feito num caderninho, softwares simples ou específicos. O importante é ter isso registrado.

Converse com cada membro do seu time, pois a produtividade pode estar sendo afetada por problemas relacionados a alguma metodologia de trabalho, conforto no escritório, desavenças entre a equipe ou problemas pessoais. Deixe o canal de comunicação aberto, assim empecilhos podem ser resolvidos mais rapidamente. Funcionários satisfeitos são mais produtivos.

Sabendo disso, vamos às ferramentas.

Google Docs

Vamos começar com o básico. Atualmente a maioria das pessoas que usam a internet possuem uma conta no GMail. Consequentemente, essas mesmas pessoas podem usar o Google Docs, uma suíte de escritório que possui um processador de texto, uma planilha eletrônica, apresentações, desenhos e formulários. Mas como um “office” pode me ajudar a ser mais produtivo?

Primeiramente, ele é online e grátis. Nada de instalar programas na sua máquina ou ter que pagar por uma licença de uso.

Segundo, o fato de ser online dá a possibilidade de compartilhar seus documentos com todo o time.

E por último, todos que tiverem permissão podem editar os documentos ao mesmo tempo! E as mudanças são feitas imediatamente! Ele conta com um histórico de modificações que lista quem editou e o que mudou. O Google Docs também conta com um sistema de permissões que são:

  • editar: as pessoas com este privilégio podem modificar a vontade o documento
  • comentar: estes só podem deixar comentários em trechos que selecionarem
  • visualizar: só podem ler o documento

Precisa escrever a documentação do seu software? Use o Documentos para que cada um escreva a parte que mais domina. Compartilhar dados? Use as Planilhas. Precisa coletar dados, fazer uma votação ou enquete? Use os Formulários. Enfim, o Google Docs pode ajudar muito a divulgar informações entre o time e otimizar o tempo de resposta.

Todoist

Já teve algo importante a fazer que não foi feito porque esqueceu e não anotou? Fez um checklist de tarefas no seu computador ou agenda e esqueceu de levá-lo consigo e agora não lembra o que fazer?

O Todoist é um aplicativo simples que permite fazer uma lista de tarefas ou lembretes, que podem ser categorizados, datados com o dia que a tarefa precisa ser feita e você pode definir alarmes para cada tarefa.

Você também pode organizar as tarefas em grupo, compartilha-las e até atribuí-las a alguém. As tarefas compartilhadas podem ser comentadas, fazendo com que todos saibam o que está acontecendo. Tudo isso online e em tempo real. Quando uma tarefa estiver pronta, basta clicar e ela some da sua lista.

A maior vantagem do Todoist é sua interface simples e intuitiva, além de estar disponível praticamente para todas as plataformas. A única desvantagem é que alguns recursos só estão disponíveis na versão paga, mas a versão grátis atende muito bem a maioria das necessidades.

Pomodoro

Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. O nome surgiu devido ao único contador de tempo que ele tinha era um cronômetro de cozinha em forma de tomate (pomodoro em italiano).

Esta técnica consiste em dividir o trabalho em blocos de 20 a 25 minutos (chamados de pomodoros), com intervalos curtos de até 5 minutos e durante esses blocos não se distrair com nada. Recomenda-se desligar o celular, fechar abas irrelevantes do navegador e pedir aos colegas que não o interrompa durante o pomodoro. Os intervalos servem como distração e descanso para o cérebro.

A cada conjunto conjunto de 4 pomodoros é dado um descanso maior, de 15 a 30 minutos. Caso a interrupção durante um pomodoro seja inevitável, pausa-se o cronômetro e retorna-se a tarefa o mais rápido possível. Não é obrigatório seguir essa divisão de tempo. Você pode adaptá-la ao seu ritmo de concentração.

Existem diversos aplicativos e sites com cronômetros pomodoro. Recomenda-se procurar os que possuem um histórico e divisão das tarefas. Assim você pode acompanhar o tempo gasto em cada uma e até fazer estimativas de desenvolvimento futuro.

Slack

O Slack é um mensageiro instantâneo, com uma interface que lembra (de longe) o MSN. Mas qual a diferença do Slack para o Google Hangout ou Skype? O principal seriam suas funcionalidades.

No Slack é possível criar diferentes canais, um para cada assunto. Os canais seriam como grupos de discussão no Facebook. Como desenvolvedor, você pode participar de um canal para discutir sobre o Git por exemplo participar de outros para cada linguagem de programação que se interesse ou até criar seu próprio canal. Dentro de uma empresa é útil para discutir assuntos de maneira rápida sem perder o foco.

Sua integração com outros aplicativos e plugins o torna muito versátil. É possível visualizar arquivos do Google Drive, Dropbox ou um vídeo no Youtube sem precisar sair do aplicativo. O Slack faz até videoconferências no Hangouts!

Trocar arquivos também é muito fácil. O Slack permite uploads de arquivos com até 1 GB. O plano gratuito oferece um espaço de 5 GB de armazenamento. É possível também criar links públicos dos seus arquivos, assim como no Google Drive e Dropbox.

Trello

O Trello é uma das ferramentas mais conhecidas voltadas para gerenciamento de projetos. Tem como base o paradigma Kanban, onde você tem quadros temáticos, chamados de boards, com várias colunas. Cada coluna possui cards, que são as tarefas a serem cumpridas.

Um exemplo no desenvolvimento de software seria um board, com as colunas “a fazer” (to do), “fazendo” (doing) e “feito” (done). Cards com as tarefas começam na coluna “a fazer” e seriam movimentadas conforme forem evoluindo. Para isso, na ferramenta, basta clicar e arrastar.

Dentro dos cards é possível fazer comentários, anexar imagens e arquivos e ver o histórico de movimentação.

O Trello é muito útil para o trabalho em equipe. Os boards podem ser compartilhados com qualquer pessoa que tenha cadastro no Trello. Pode-se marcar uma pessoa em determinado card, assim todos ficam sabendo quem está desenvolvendo cada tarefa.

Todas essas funcionalidades estão presentes no plano gratuito. Com o plano pago você tem aumento do espaço de armazenamento (10 MB contra 250 MB), integração com o Google Drive, Slack, GitHub e outros serviços, além de uma maior customização dos seus boards.

Você usa alguma dessas ferramentas com o seu time? Deixe nos comentários sua experiência com essas e outras ferramentas!

Para aprender mais técnicas de gerenciamento de equipes, leia nosso outro post Tudo que você precisa saber sobre Agile, Scrum e Kanban.

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