Hoje em dia, a gestão de qualquer negócio está fortemente ligada à TI. Em maior ou menor grau, atualmente, a Tecnologia da Informação impacta na operação da empresa de uma forma que nem sempre aconteceu.
Então, por isso há necessidade e importância de uma equipe de TI bem estruturada, consolidada e alinhada à estratégia do negócio.
Diante desse cenário, é essencial saber como implantar o gerenciamento de TI no seu negócio; conhecer o passo a passo, as práticas e as metodologias que compõem uma boa administração da Tecnologia da Informação;
Além, claro, de conhecer o caminho das pedras para montar a equipe e selecionar o responsável pela área.
O que é gestão de TI e para que serve?
“Gestão de TI”, de forma objetiva, serve para gerar valor a um negócio por meio do uso da tecnologia.
Constitui-se do conjunto de atividades, projetos e metodologias que têm a finalidade de alinhar a TI da empresa ao seu planejamento e à sua estratégia comercial.
É inegável que as empresas se tornam cada vez mais dependentes da Tecnologia da Informação.
E não importa se operam na forma de SaaS (do inglês software as a service, ou ‘software como serviço’, que é uma forma de distribuição e comercialização de software em que o fornecedor responsabiliza-se pela estrutura e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor pelo serviço) ou se usam a TI em seu funcionamento interno, como processos em nuvem, trabalho remoto ou mesmo ferramentas digitais de gestão: o gerenciamento de TI é indispensável tanto em processos internos, quanto externos.
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Estabeleça métricas
As métricas de desempenho apresentam o panorama de todo o funcionamento da infraestrutura do negócio e dos processos da área.
Elas permitem que erros sejam encontrados mais rapidamente e medidas corretivas possam ser tomadas o quanto antes, evitando impactos negativos maiores.
As principais métricas são conhecidas por KPIs (Key Performance Indicators, ou Indicadores de desempenho ou performance). Os KPIs podem ser aplicados tanto para avaliar o trabalho de cada time quanto para identificar problemas de performance em equipamentos.
São esses indicadores que vão alinhar a TI aos objetivos do negócio como um todo, daí sua importância.
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Defina o escopo
Escopos muito vastos sobrecarregam o time responsável pela gestão de TI. Por isso, como gestor, você deve delimitar com clareza o que será trabalhado pela equipe.
Sendo assim, após levantar as necessidades do negócio e estabelecer os KPIs, você deve descrever as atribuições do time que vai perseguir essas métricas.
Existem processos que contribuem imensamente para essa definição (e acompanhamento), como Kanban.
Com esses processos, tanto o direcionamento de tarefas quanto o monitoramento da execução será feito com mais precisão.
Os colaboradores envolvidos com a gestão de TI saberão quais atividades devem executar com antecedência, podendo planejar uma rotina de trabalho com maior agilidade e performance.
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Não recuse o ‘erro bom’ e seja ágil
No Brasil, ainda temos uma cultura de não aceitar bem os erros. Mas, no caso da gestão de TI, isso não deve acontecer.
O erro faz parte da atividade, desde que se transforme em aprendizado. É possível errar, mas é preciso identificar o erro e corrigi-lo rapidamente – sem deixar de lado a lição trazida pelo erro, que precisa ser incorporada à rotina da gestão.
Neste sentido, é fundamental que você conheça a metodologia ágil, ou agile, que nasceu na indústria de softwares e tem como objetivo satisfazer as necessidades de clientes e usuários, entregando com rapidez e maior frequência as versões atualizadas do software.
No caso da gestão de TI, aplica-se ao modelo a entrega ágil, que pode ser (e deve) melhorada ao longo do tempo.
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As boas práticas de hoje na gestão de TI
Implantado o gerenciamento de TI, vale entender quais são as práticas mais valorizadas na área atualmente.
Definir a taxonomia dos serviços e dos produtos da TI
Taxonomia é um sistema de classificação biológica que define os grupos de organismos com base em características comuns.
Aplicado à gestão de TI, o termo indica a importância de alinhar os discursos dentro da empresa, usando um vocabulário comum para se referir a determinados produtos.
A tarefa de classificar todos os itens na TI consome tempo e impõe desafios. Mas o exercício de classificação ajuda na comunicação entre os diferentes grupos e possibilita que os assuntos sejam discutidos em um padrão que seja compreendido por setores distintos da empresa.
Ou seja, todo mundo falando a mesma língua, sempre.
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Entender que não existem dados perfeitos
Em meio aos gestores de TI, há o temor de que os dados para análise sejam imprecisos e que esses dados imprecisos gerem resultados negativos ou inesperados.
Deixar que os dados sejam depurados ao longo dos processos não é uma alternativa tão ruim.
Para exemplificar essa questão, é possível observar dois gerentes de fábrica, com abordagens distintas sobre a qualidade dos dados para dar continuidade à implementação de um sistema.
Para o primeiro, as informações 100% corretas são insubstituíveis. Já o segundo topou operar com uma margem de precisão de 90%. Resultado: em menos de um mês, as informações antes 90% corretas haviam se transformado em dados totalmente confiáveis.
Saber que contabilidade é a palavra do momento
Hoje, uma das principais atribuições do gestor de TI é a capacidade de manter uma contabilidade sobre todos os processos da área.
Por isso, já existem empresas que, além da formação técnica, oferecem aos colaboradores de TI treinamentos básicos de contabilidade e de cálculo de custos.
Sem esse conhecimento, não é possível mensurar o real impacto da gestão de TI no negócio, como um todo.
As pessoas na Gestão de TI
Sabemos que montar e gerenciar uma equipe de TI é tarefa desafiadora. Até porque, de acordo com estudos conduzidos pela Robert Half, 63% dos CIOs consultados afirmaram ser difícil encontrar profissionais bem preparados para o mercado de TI.
Por isso, vale dedicar um espaço às orientações nesse sentido, sobre quais são os principais desafios que esses profissionais terão que enfrentar.
Manter os serviços de TI disponíveis
Em um mundo online, não são só as vendas dependem de serviços de TI. A comunicação entre membros da equipe e do cliente com a empresa não pode ficar comprometida.
Além de poder resultar em perda de negócios e redução de lucros, uma indisponibilidade nos serviços de TI pode até mesmo interferir na reputação da empresa.
Reduzir os custos e riscos
Uma gestão de TI eficiente é capaz de mensurar o impacto de cada investimento na área e verificar as necessidades de cada real gasto.
Muitas vezes, outros gestores têm dificuldade de entender o que se gasta em tecnologia e cabe ao gestor de TI justificar os custos e também minimizá-los.
Manter-se atualizado
Com as rápidas mudanças do ambiente de TI, um gestor deve se manter sempre em dia com o mercado.
Deve, também, assegurar a competência técnica do gerenciamento de equipes com treinamentos e cursos, gerenciar diferentes estruturas de TI nas várias filiais e administrar relações com provedores de serviços externos.
Alinhar a TI ao negócio da empresa
A gestão de TI deve utilizar a tecnologia para conseguir vantagem competitiva para a empresa sobre seus concorrentes.
Eleger as ferramentas mais adequadas e dimensionadas para o seu negócio, em acordo com a cultura e a missão da empresa, devem ser o objetivo do gestor, superando preconceitos e falta de informação das outras áreas.
Conformidade com as normas regulatórias
É responsabilidade da gestão de TI cuidar que os requisitos técnicos nacionais e internacionais sejam seguidos.
Entre eles, destacam-se a Governança Corporativa, relatórios financeiros, privacidade e segurança de informações.
Existem casos que contratar serviços estrangeiros (como um software americano) pode implicar em elevado valor de impostos.
Segurança de informações
Hoje em dia, o maior valor de uma empresa deixou de ser material. É indispensável que as informações estejam protegidas.
Essa proteção se dá através de uma conscientização dos colaboradores das normas de segurança, bem como da tomada de medidas técnicas, como precauções contra hackers, vírus e problemas técnicos.
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O que considerar ao montar e gerenciar uma equipe de TI
Todo gestor pensa que, além do desenvolvimento da parte técnica, é importante que todos no grupo se tratem com respeito e consigam se comunicar.
Na realidade, tão importante quanto o bom convívio dentro da equipe, é a integração entre as áreas da empresa.
Isso significa que você deve interagir mais com seu time para perguntar, entender e ouvir.
Se você não sente que tem essa abertura ou que vai incomodar, é preciso deixar mais claro para os colaboradores que os problemas podem (e devem) ser resolvidos de forma colaborativa.
Esse modelo funciona e é amplamente utilizado em startups.
Tecnologia + Comunicação = Trabalho em equipe
Como em qualquer equipe, a comunicação na gestão de TI é tudo.
Já que a própria Tecnologia da Informação torna possível o armazenamento, processamento e fluxo de informações dentro da empresa, nada mais razoável que você use e abuse dessas ferramentas em prol de uma comunicação mais efetiva.
São os famosos softwares de gestão de tarefas que facilita a integração de informações, a comunicação e o fluxo de trabalho.
Avalie o desempenho sempre
O bom líder de TI deve olhar para indicadores que avaliam o alto desempenho e a implementação robusta dos projetos. Assim, crie uma cultura de estímulo ao feedback dentro da sua equipe e estabeleça métricas que apresentem um retrato fiel da performance do seu time.
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Planejamento de TI
Se a ordem é manter a gestão de TI atualizada, é importante rever o atual modelo de planejamento.
A transformação digital, a evolução tecnológica e a automação exigem mudanças significativas. Tanto na dinâmica de trabalho das pessoas e da empresa, quanto na forma como os projetos são planejados.
A questão é como se adaptar e lidar com os desafios. Em um artigo no portal CIO, Jim Whitehurst, presidente e diretor-executivo da Red Hat, comentou a situação:
“em um mundo incerto e volátil, nossa habilidade de prever e definir posições estratégicas está diminuindo e o planejamento estratégico e a execução de longo prazo estão perdendo valor”
Segundo Whitehurst, o sistema em vigor cria estruturas ineficientes, sem flexibilidade e que não conseguem acompanhar o ritmo das novidades.
Para abraçar a transformação, ele defende capacitar as pessoas dentro da organização para pensar e agir de maneira inovadora, adotando uma mudança cultural.
Além disso, propõe substituir o planejamento por processos que permitam mudanças constantes, experimentação e aprendizado.
Neste cenário, é fundamental para a gestão de TI conhecer e entender a metodologia ágil, e como tais métodos ágeis proporcionam rapidez no desenvolvimento e na entrega dos projetos.
Conclusão
Por fim, a gestão de Tecnologia da Informação tem como base ferramentas, processos e procedimentos, que devem ser aplicados conforme as diretrizes da organização e em alinhamento com o plano estratégico da empresa.
Contudo, o maior diferencial na gestão de TI são as pessoas e, para ter sucesso nesse desafio, o gestor precisa ter a capacidade de encontrar, contratar e manter os melhores profissionais em cada posição e entender que esses profissionais são os melhores.
O que o gestor de Tecnologia da Informação precisa fazer de melhor é colocar as pessoas certas com os recursos necessários para superar as expectativas da organização.
